Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

Qué datos tratamos y de dónde provienen

Tratamos datos personales de tres grupos: candidatos que participan en los procesos de selección que gestionamos, personas de contacto de nuestras empresas clientes, y trabajadores de esas empresas cuando el cliente nos encarga un servicio que involucra a su personal.

De los candidatos tratamos nombres y apellidos, documento de identidad, correo electrónico, teléfono, ciudad de residencia y el contenido de la hoja de vida, que habitualmente incluye formación académica, experiencia laboral, competencias, referencias y expectativas salariales.

De las personas de contacto de nuestros clientes tratamos nombre, cargo, correo corporativo y teléfono, para gestionar la relación comercial.

Dónde están los datos. El registro de la hoja de vida y la base de candidaturas se gestionan en la plataforma de JXBS S.A.S., que tiene su propia política de privacidad respecto de las cuentas y perfiles registrados en ella. Externa trata los datos de los perfiles para gestionar los procesos de selección que le encargan sus clientes, y los que usted le entrega directamente por sus propios canales.

Externa no aplica pruebas psicométricas, de competencias ni de desempeño, no graba entrevistas, no filma ejercicios de assessment center y no almacena datos biométricos. Cuando un proceso contempla evaluaciones o entrevistas grabadas, se aplican y se conservan en la plataforma de JXBS, donde se recoge el consentimiento correspondiente antes de realizarlas. Externa recibe únicamente el informe final de resultados, cuando el proceso lo contempla, y lo usa para evaluar su candidatura y presentarla a la empresa cliente.

Origen de los datos. La mayoría nos los entrega usted directamente, al postular a una vacante o al participar en un proceso que gestionamos. Otra parte proviene de la plataforma de JXBS, cuando usted registró allí su hoja de vida y su perfil corresponde a una vacante que estamos gestionando. En nuestros servicios de búsqueda directa de candidatos identificamos perfiles a partir de fuentes de acceso público, en particular redes profesionales. Cuando los datos no se obtienen directamente de usted, la ley nos obliga a informarle dentro de los treinta días siguientes o en el momento de la primera comunicación, lo que ocurra primero. Así lo haremos, indicándole de dónde obtuvimos sus datos, y podrá oponerse de inmediato.

Conservación. Conservamos su hoja de vida y la información de su candidatura mientras usted quiera permanecer en nuestros procesos de selección, y la eliminamos cuando usted nos lo pida. Puede pedirlo en cualquier momento, sin justificar el motivo y sin costo alguno, escribiendo al correo de la sección 1; recibida su solicitud, eliminamos o anonimizamos la información y se lo confirmamos. También la eliminamos por nuestra propia cuenta cuando deja de sernos necesaria.

Dos excepciones. La primera, la documentación que una norma nos obliga a conservar —tributaria, laboral y de seguridad social—, que guardamos por el plazo que esa norma fije, y que en esas materias alcanza siete años; es el único caso en que no podemos eliminar la información aunque usted lo solicite, y se lo explicaremos si ocurre. La segunda, los datos de contacto de nuestros clientes, que conservamos mientras dure la relación comercial.

Los datos que constan en la plataforma de JXBS S.A.S. se rigen, además, por los plazos de la política de privacidad de esa plataforma. Cualquier solicitud de eliminación puede dirigírnosla a nosotros: la atendemos dentro del plazo de la sección 11 y coordinamos con JXBS la supresión de lo que esté en la plataforma.

Para qué tratamos sus datos, y con qué base legal

Todo tratamiento necesita una base legal y usted tiene derecho a conocerla. Estas son las finalidades de Externa, cada una con la suya.

No utilizamos sus datos para finalidades distintas de las declaradas. Si en el futuro necesitáramos hacerlo, se lo informaremos y, cuando corresponda, le pediremos su consentimiento antes de comenzar.

La conservación de su perfil para vacantes futuras, la aplicación de evaluaciones y el envío de comunicaciones sobre nuevas oportunidades laborales se gestionan en la plataforma de JXBS S.A.S., donde se recogen los consentimientos correspondientes conforme a su propia política. Puede revocarlos en cualquier momento, en la plataforma o escribiéndonos a nosotros: gestionamos la revocación y se lo confirmamos.

Datos sensibles

La ley califica como sensibles, entre otros, los datos relativos a la salud, el pasado judicial, la etnia, la religión, la ideología, la filiación política, la orientación sexual, la condición migratoria, y los datos biométricos y genéticos. Su tratamiento está prohibido salvo que usted otorgue un consentimiento explícito en el que se especifiquen con claridad las finalidades.

En la operación de Externa pueden aparecer en dos situaciones. La primera, cuando un proceso exige la presentación de un certificado médico o de antecedentes penales porque el puesto o la ley lo requieren; los pedimos de forma puntual, solo para ese proceso, y le indicamos expresamente que se trata de un requisito. La segunda, cuando prestamos servicios de externalización de talento humano que incluyen la gestión de certificados de salud o de afiliación a la seguridad social del personal de nuestro cliente; en ese caso actuamos como encargados y el responsable es el cliente, conforme a la sección 6.

Externa no trata datos biométricos ni aplica pruebas psicométricas. No graba entrevistas, no filma ejercicios de assessment center y no conserva su imagen ni su voz. Cuando un proceso contempla evaluaciones o grabaciones, se realizan en la plataforma de JXBS S.A.S., donde se recoge, antes de realizarlas, el consentimiento explícito y específico que la ley exige para los datos sensibles.

En los casos que sí nos corresponden solicitamos su consentimiento de forma separada, específica y previa. Usted puede negarlo. Si el dato sensible es un requisito legal del puesto, se lo indicaremos expresamente para que decida con información completa.

Evaluaciones, perfiles y decisiones automatizadas

Algunos de los procesos que gestionamos contemplan evaluaciones que producen un perfil profesional o conductual del candidato. Esas evaluaciones se aplican en la plataforma de JXBS S.A.S.; Externa recibe el informe y lo entrega a la empresa cliente como insumo de su decisión de contratación. La ley exige informar la existencia de valoraciones y de elaboración de perfiles, y por eso se declara aquí.

La decisión de contratar o descartar a un candidato la toma siempre una persona, no un sistema. Ninguna evaluación descarta automáticamente a nadie. Usted puede pedirnos una explicación del uso que dimos a su perfil, presentar sus observaciones, solicitar la intervención humana en la revisión y oponerse al resultado; basta con escribirnos. Si su solicitud se refiere a cómo se construyó la evaluación aplicada en la plataforma, obtendremos de JXBS la explicación técnica y le responderemos nosotros.

Cuándo somos responsables y cuándo encargados

Esta distinción determina ante quién ejerce usted sus derechos, de modo que conviene explicarla.

Externa es responsable. En reclutamiento, selección y búsqueda directa de candidatos, Externa decide sobre las finalidades y los medios de su propio tratamiento: somos responsables, y usted ejerce sus derechos ante nosotros conforme a esta política.

La plataforma es de JXBS. La plataforma en la que usted registra su hoja de vida es de JXBS S.A.S., que la opera conforme a su propia política de privacidad, publicada en la propia plataforma. Cualquiera sea el lugar donde estén sus datos, usted puede dirigir todas sus solicitudes a Externa: las atendemos nosotros y coordinamos con JXBS lo que corresponda a la plataforma.

La empresa cliente es responsable independiente. Cuando le presentamos como candidato, la empresa cliente recibe su perfil y pasa a tratar sus datos con fines propios de selección: actúa como responsable independiente y responde por su propio tratamiento.

Externa es encargada. En evaluación de clima laboral, evaluación de desempeño y externalización de talento humano, tratamos datos de los trabajadores de nuestro cliente siguiendo sus instrucciones y por su cuenta: somos encargados, y el responsable es la empresa contratante. Si usted es trabajador de una de esas empresas, debe dirigirse a su empleador, que es quien decide sobre el tratamiento. Nosotros estamos obligados a asistirlo y a trasladar su solicitud sin demora.

A quién comunicamos sus datos

Comunicamos sus datos únicamente a quien resulta necesario para cumplir las finalidades declaradas.

A las empresas clientes que convocan las vacantes. Cuando le presentamos como candidato, la empresa cliente recibe su perfil y pasa a tratar sus datos con fines propios de selección, como responsable independiente. Le informaremos de qué empresa se trata antes de presentar su perfil, salvo que el proceso sea confidencial por decisión del cliente, caso en el cual se lo advertiremos y podrá decidir si continúa.

A JXBS S.A.S., cuando el proceso se gestiona en su plataforma. Nuestra relación con JXBS consta por contrato, y JXBS cuenta con su propia política de privacidad, publicada en la plataforma, que rige las cuentas y perfiles registrados en ella.

A las autoridades competentes. Cuando una norma o una orden judicial nos obligue a entregar información.

No comunicamos sus datos a nadie más. No vendemos sus datos personales ni los cedemos a terceros con fines publicitarios, y no realizamos transferencias internacionales de datos. Si en el futuro contratáramos un proveedor tecnológico que trate datos por nuestra cuenta, lo haríamos con contrato de encargo, sin que pueda usarlos para fines propios, y lo declararíamos en esta política antes de empezar.

Cómo protegemos sus datos

Aplicamos medidas técnicas, físicas, administrativas, organizativas y jurídicas proporcionadas a la naturaleza y al volumen de los datos que tratamos, orientadas a preservar su confidencialidad, integridad y disponibilidad, y a evitar accesos, divulgaciones, alteraciones o destrucciones no autorizados. Entre ellas, el control de accesos por persona y función, el cifrado de las comunicaciones, la limitación del personal que accede a la información, los acuerdos de confidencialidad con quienes la tratan y su capacitación.

Si ocurriera una vulneración de seguridad que pudiera afectar sus derechos, se lo comunicaremos y la notificaremos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales dentro de los plazos que fija la ley.

Si prefiere no entregarnos sus datos

Entregarnos sus datos es voluntario. Hay datos sin los cuales no podemos evaluar una candidatura: sus nombres, un medio de contacto y la información de su trayectoria profesional. Si prefiere no entregarlos, no podremos incluirlo en el proceso, y esa es la única consecuencia. Los demás datos son opcionales y su ausencia no afecta la evaluación.

Los datos que nos entregue deben ser exactos y estar actualizados. Si son erróneos o inexactos, la evaluación de su perfil puede ser equivocada, podemos no lograr contactarlo o podemos descartarlo por un requisito que en realidad sí cumple. Puede corregirlos en cualquier momento ejerciendo su derecho de rectificación.

Cookies y tecnologías equivalentes

Nuestro sitio web utiliza únicamente cookies técnicas necesarias para que funcione. Sin ellas el sitio no puede operar, y por eso la ley no exige su consentimiento. No utilizamos cookies de analítica ni de publicidad, no elaboramos perfiles de navegación y no tenemos asistentes conversacionales de terceros en el sitio. Si en el futuro incorporamos cualquiera de ellos, se le pedirá su consentimiento previo mediante el aviso publicado en el sitio, podrá rechazarlo sin perder funcionalidad y actualizaremos esta política antes de empezar. El detalle completo —qué cookie, quién la pone, para qué sirve y cuánto dura— consta en nuestra Política de Cookies, que forma parte de esta política y está publicada en el mismo sitio.

Sus derechos y cómo ejercerlos

La ley le reconoce los siguientes derechos sobre sus datos personales. Puede ejercerlos todos, de forma gratuita, y no necesita justificar su solicitud.

1. 01

   Información. A conocer quién trata sus datos, con qué finalidad, con qué base legal, a quién se comunican y por cuánto tiempo se conservan. Es el objeto de este documento.

2. 02

   Acceso. A que le confirmemos si tratamos sus datos y a obtener una copia de ellos y de la información sobre su tratamiento.

3. 03

   Rectificación y actualización. A que corrijamos lo inexacto y completemos lo incompleto, y a que lo comuniquemos a quien haya recibido esos datos.

4. 04

   Eliminación. A que suprimamos sus datos cuando ya no sean necesarios, se haya cumplido la finalidad que justificó su recolección, haya vencido el plazo de conservación o usted revoque el consentimiento en que se apoyaba el tratamiento.

5. 05

   Oposición. A que dejemos de tratar sus datos, incluida la oposición a la mercadotecnia directa y a la elaboración de perfiles.

6. 06

   Suspensión del tratamiento. A que dejemos de usar sus datos mientras se resuelve una impugnación sobre su exactitud o sobre la legitimidad del tratamiento.

7. 07

   Portabilidad. A recibir sus datos en un formato estructurado, interoperable y de lectura mecánica, o a que los transfiramos directamente a otro responsable.

8. 08

   Revocación del consentimiento. A retirarlo en cualquier momento y con la misma facilidad con la que lo otorgó, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado antes de la revocación.

9. 09

   No ser objeto de decisiones automatizadas. A no quedar sujeto a una decisión basada únicamente en una valoración automatizada, incluida la elaboración de perfiles, en los términos de la sección 5.

Para ejercerlos, escríbanos al correo indicado en la sección 1, desde la dirección con la que se registró, o adjuntando copia de su documento de identidad si escribe desde otra. Tenemos quince días para atenderle, que es el plazo que fija la ley. Todas las solicitudes las atendemos nosotros: si la información está en la plataforma de JXBS S.A.S. o en poder de la empresa cliente que convocó la vacante, coordinamos con ellas y le respondemos nosotros, dentro del mismo plazo. Si no le respondemos, o si la respuesta no le satisface, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales, que es la autoridad de control en Ecuador.

Cambios en esta política

Podemos modificar esta política cuando cambie la forma en que tratamos los datos o cuando lo exija una reforma normativa.

Cada versión lleva su número y su fecha de vigencia, y la versión aplicable es la publicada en nuestro sitio web. Conservamos las versiones anteriores y se las entregamos si nos las solicita.

Cuando el cambio afecte las finalidades del tratamiento, las bases legales o los destinatarios de los datos, no nos limitaremos a publicarlo: se lo comunicaremos de forma directa y con antelación razonable, y si el nuevo tratamiento requiere su consentimiento, se lo pediremos antes de comenzar. La modificación no se aplica de forma retroactiva a tratamientos ya realizados.